ERP, HRIS, SI Purchasing o incluso CRM: el software Saas utilizado en los negocios es numeroso. Si bien el teletrabajo es más relevante que nunca, el software Saas se adapta particularmente a este contexto. Y por una buena razón, su instalación en servidores remotos en lugar de en las estaciones de trabajo de los usuarios permite a las empresas continuar sus actividades de forma remota con mayor facilidad. Pero si son aliados valiosos para apoyar la transformación digital, su efectividad depende de un elemento fundamental: su adopción por parte de los usuarios. ¿Pero cómo llegas ahí?
Comunicación con los usuarios, formación en software, calidad del soporte: aquí tienes 3 claves para impulsar la adopción de software SaaS de forma sostenible en las empresas.
La primera clave para fomentar la adopción del software SaaS por parte de los usuarios es la comunicación. Y por una buena razón, 1 de cada 3 proyectos fracasan debido a una comunicación ineficaz (fuente: Project Management Institute). Lugar de trabajo digital, compras de sistemas de información, HRIS, CRM, ERP: sea cual sea la herramienta que configure, la comunicación con los usuarios finales es esencial para obtener su apoyo.
Al comunicarse con sus usuarios, les permite comprender el valor agregado de sus herramientas. Entre otras cosas, sus usuarios comprenderán por qué ha implementado su software SaaS y cómo les ayudará en su trabajo diario. En otras palabras, gracias a una comunicación eficaz, sus usuarios tendrán una razón válida para utilizar su software.
Pero para lograr la adopción masiva de usuarios, la comunicación no es suficiente.
Un elemento esencial de la incorporación de usuarios, la capacitación en software ayuda a respaldar el uso de herramientas. Sin embargo, para ser eficaz, esta formación debe adaptarse a los retos de los usuarios.
Hoy en día, los usuarios ya no tienen tiempo para trivializar horas para aprender a dominar el software. Tampoco quieren leer documentos genéricos de varias páginas para esto. Lo que quieren es una formación que les permita aprender cuando lo necesitan (49%) y a su propio ritmo (58%) (fuente: LinkedIn). Para ello, ahora existen herramientas que permiten brindar este tipo de capacitación al software: plataformas de adopción digital. Directamente integradas en el software SaaS, estas soluciones guían a los usuarios paso a paso a través de guías interactivas disponibles bajo demanda. ¿La meta? Apoye a los usuarios en sus herramientas a diario para un mejor manejo y una adopción duradera.
Para impulsar la adopción del software Saas a largo plazo, es fundamental apoyar a los usuarios a lo largo del tiempo. Y por una buena razón, la adopción de software no es un proceso terminado, ya que su software SaaS está en constante evolución. Ya sea que se trate de una nueva función, un cambio de interfaz o simplemente un cambio de usos, es esencial ayudar a los usuarios a lo largo de su viaje a través de las herramientas. Para ello, el soporte es un elemento clave.
Esto no es nuevo: el soporte es un tema importante para las empresas. Si bien a menudo representa una carga de trabajo muy pesada para los equipos técnicos, puede significar un período de espera demasiado largo para los usuarios. Este desequilibrio tiene un impacto directo en el desempeño de los equipos. Si bien los equipos técnicos están sobrecargados con solicitudes de soporte de nivel 1 y 2 que les impiden concentrarse en solicitudes más complejas, los equipos de negocios se ven obstaculizados en el manejo de herramientas y son menos productivos en sus herramientas a diario.
Para remediar esto, existen varias soluciones. Primero, tenga apoyo accesible. Cuanto más fácil sea para los usuarios encontrar soporte y beneficiarse de un soporte rápido, menos tentación estarán de abandonar sus herramientas por falta de respuesta o capacidad de respuesta. Luego, tener un soporte con los contenidos adaptados según las poblaciones de usuarios. Esto se traduce en un soporte fácilmente actualizable para adaptar los contenidos según las evoluciones de las herramientas (nuevas funcionalidades, actualizaciones, etc.). Esto también se traduce en contenido personalizado según las poblaciones de usuarios: un proveedor no tiene el mismo uso de un IS de compras que un comprador, del mismo modo que un comercializador no tiene el mismo uso de un CRM que un comprador. Por eso es importante que el apoyo responda a los retos de cada profesión de forma muy concreta.
Comunicación, capacitación, soporte: ahora conoce 3 claves esenciales para la adopción del software Saas. Ya sea que desee acelerar la adopción de un HRIS, CRM, ERP, IS Purchasing o incluso un Digital Workplace, estas claves son fundamentales para ganar el apoyo de sus usuarios a largo plazo y promover un buen uso de las herramientas. Un buen agarre fundamental para el desempeño de las empresas, ya que influye directamente en la productividad de los equipos en el día a día.
