ERP, SIRH, SI Achats ou encore CRM : les logiciels Saas utilisés en entreprise sont nombreux. Alors que le télétravail est plus que jamais d’actualité, les logiciels Saas sont particulièrement adaptés à ce contexte. Et pour cause, leur installation sur des serveurs distants plutôt que sur des postes d’utilisateurs permettent aux entreprises de poursuivre leurs activités à distance avec davantage d’aisance. Mais s’ils sont de précieux alliés pour accompagner la transformation digitale, leur efficacité dépend d’un élément fondamental : leur adoption par les utilisateurs. Mais comment y parvenir ?
Communication auprès des utilisateurs, formation aux logiciels, qualité du support : voici 3 clés pour booster l’adoption des logiciels Saas durablement en entreprise.
La première clé pour favoriser l’adoption des logiciels Saas par les utilisateurs, c’est la communication. Et pour cause, 1 projet sur 3 échoue en raison d'une communication inefficace (source : Project Management Institute). Digital Workplace, SI Achats, SIRH, CRM, ERP : quel que soit l’outil que vous mettez en place, la communication auprès des utilisateurs finaux est essentielle pour emporter leur adhésion.
En communiquant auprès de vos utilisateurs, vous leur permettez de comprendre la valeur ajoutée de vos outils. Entre autres, vos utilisateurs comprendront pourquoi vous avez mis en place votre logiciel Saas et en quoi il les aidera dans leur travail au quotidien. Autrement dit, grâce à une communication efficace, vos utilisateurs auront une raison valable d’utiliser vos logiciels !
Mais pour atteindre une adoption massive par les utilisateurs, la communication ne suffit pas.
Élément essentiel de l’onboarding utilisateur, la formation aux logiciels permet d’accompagner la prise en main des outils. Toutefois, pour être efficace, cette formation doit être adaptée aux enjeux des utilisateurs.
Aujourd’hui, les utilisateurs n’ont plus le temps de banaliser des heures pour apprendre à maîtriser un logiciel. Ils n’ont pas non plus envie de lire des documents génériques de plusieurs pages pour cela. Ce qu’ils veulent, c’est une formation qui leur permet d’apprendre au moment où ils en ont besoin (49%) et à leur propre rythme (58%) (source : LinkedIn). Pour ce faire, il existe aujourd’hui des outils qui permettent d’apporter ce type de formation aux logiciels : les plateformes d’adoption digitale. Directement intégrées aux logiciels Saas, ces solutions guident les utilisateurs pas en pas par le biais de guides interactifs accessibles à la demande. L’objectif ? Accompagner les utilisateurs sur leurs outils au quotidien pour une meilleure prise en main et une adoption pérenne.
Pour booster l’adoption des logiciels Saas durablement, il est primordial d’accompagner les utilisateurs sur la durée. Et pour cause, l’adoption des logiciels n’est pas un processus fini puisque vos logiciels Saas évoluent sans cesse ! Qu’il s’agisse d’une nouvelle fonctionnalité, d’un changement d’interface ou tout simplement d’un changement dans les usages, il est indispensable d’accompagner vos utilisateurs tout au long de leur parcours sur les outils. Pour ce faire, le support est un élément clé.
Ce n’est pas nouveau : le support est un enjeu de taille pour les entreprises. Si pour les équipes techniques il représente souvent une charge de travail très importante, il peut être synonyme de délai d’attente trop long pour les utilisateurs. Ce déséquilibre a un impact direct sur la performance des équipes. Tandis que les équipes techniques sont surchargées par des demandes de support de niveau 1 et 2 qui les empêchent de se consacrer aux demandes plus complexes, les équipes métiers sont freinées dans leurs prise en main des outils et sont moins productives sur leurs outils au quotidien.
Pour remédier à cela, il existe plusieurs solutions. D’abord, avoir un support accessible. Plus les utilisateurs trouvent le support facilement et bénéficient d'un accompagnement rapide, moins ils sont tentés de délaisser leurs outils faute de réponse ou de réactivité. Ensuite, avoir un support aux contenus adaptés selon les populations d’utilisateurs. Cela se traduit par un support facilement actualisable pour adapter les contenus selon les évolutions des outils (nouvelles fonctionnalités, mises à jour, etc.). Cela se traduit également par des contenus personnalisés selon les populations d’utilisateurs : un fournisseur n’a pas la même utilisation d’un SI Achats qu’un acheteur, tout comme un marketeur n’a pas la même utilisation d’un CRM qu’un chef de projet. C’est la raison pour laquelle il est important que le support réponde aux enjeux de chaque métier de façon très concrète.
Communication, formation, support : vous connaissez désormais 3 clés essentielles de l’adoption des logiciels Saas. Que vous souhaitiez accélérer l’adoption d’un SIRH, CRM, ERP, SI Achat ou encore d’une Digital Workplace, ces clés sont fondamentales pour emporter l’adhésion de vos utilisateurs durablement et favoriser une bonne prise en main des outils. Une bonne prise en main essentielle à la performance des entreprises, puisqu’elle influe directement sur la productivité des équipes au quotidien.
